Halo sobat Payuung, para pemilik usaha dan kolega HR!
Seiring dengan kebijakan pemerintah untuk membatasi mobilitas orang guna mencegah penularan virus covid-19, perusahaan diminta untuk membatasi jumlah karyawan ke kantor. Sebagian karyawan bekerja dari rumah (work from home). Hanya karyawan tertentu saja yang diperbolehkan ke kantor dengan pembatasan jumlah dan tentunya protokol kesehatan yang ketat.
Ketentuan selama pandemi ini telah mengubah cara kerja banyak perusahaan. Salah satunya adalah dalam hal penyelenggaraan rapat. Sebelum pandemi, kita terbiasa dengan rapat-rapat offline. Di dalam ruangan rapat, dengan peralatan presentasi dan papan tulis. Namun dengan bekerja work from home, tentu tidak mungkin lagi dilakukan. Syukurnya, teknologi pendukung kerja secara online saat ini telah tersedia. Contohnya, kita dapat menggunakan aplikasi mobile hadirr untuk menggantikan mesin absensi konvensional, atau aplikasi zoom atau google meet yang memungkinkan rapat dilakukan secara virtual.
Rapat virtual tentunya punya kelebihan dan kekurangan. Kelebihannya antara lain tidak adanya hambatan tempat lagi untuk mengadakan rapat. Bisa dari mana saja. Lebih efisien bukan? Cocok sekali untuk kondisi bekerja dari rumah saat ini. Namun demikian, rapat virtual juga memiliki kelemahan-kelemahan. Seperti isu realibilitas jaringan internet, tingkat engagement antar peserta yang dirasa kurang dan fenomena zoom fatigue, yaitu kondisi kelelahan, kekhawatiran dan kejenuhan yang dirasakan orang akibat penggunaan platform komunikasi virtual yang berlebihan. Semua hal di atas tentunya akan membuat efektifitas rapat virtual berkurang dan dapat berdampak pada turunnya soliditas kerja tim.
Untuk mengurangi kelemahan-kelemahan dari rapat virtual, berikut ini 7 langkah yang bisa dilakukan agar rapat virtual tim Anda menjadi lebih solid dan efektif terutama di masa pandemi ini.
1. Kirimkan invitation sebelum rapat virtual dilakukan
Bekerja di rumah rawan terhadap gangguan (distruction). Untuk mencegah peserta terlupa jadwal rapat virtual, koordinator rapat virtual sebaiknya menjadwalkan kegiatan ini. Misalkan dengan menggunakan google calendar yang sekaligus akan mengirimkan pemberitahuan dan link meeting melalui e-mail. Mereminder kembali peserta melalui whatsapp beberapa jam sebelum rapat dimulai, juga membantu untuk memastikan peserta join rapat virtual di waktu yang ditentukan.
2. Cek realibilitas jaringan internet dan perangkat yang akan digunakan
Sebelum rapat virtual, ada baiknya minta setiap peserta memeriksa realibilitas jaringan internet dan perangkat yang akan digunakan untuk mengakses aplikasi meeting. Jika ingin menggunakan laptop namun sedang berada di daerah yang tidak memiliki WiFi, peserta bisa menggunakan sharing koneksi melalui hotspot atau tethering dari perangkat HP android mereka. Atau, juga bisa menggunakan langsung aplikasi meeting di mobile phone, jika memungkinkan. Pengecekan perangkat juga diperlukan sebelum rapat virtual agar tidak ngadat saat rapat virtual berlangsung.
3. Bangun koneksi dengan peserta di awal rapat virtual
Saat awal meeting, sapa dahulu semua peserta dan bangun koneksi dengan cara saling bertukar kabar atau membahas hal-hal ringan yang tidak harus berkaitan dengan pekerjaan. Seperti kabar kesehatan atau saling mengingatkan untuk selalu mengikuti protokol kesehatan, melakukan vaksin dan tetap bersemangat meskipun menghadapi banyak kesulitan selama masa Pandemi. Selama rapat, akan lebih baik bila peserta mengaktifkan opsi video sehingga memungkinkan peserta untuk saling bertatap meskipun secara virtual. Paling tidak dilakukan di awal rapat. Hal ini dapat membuat sedari awal suasana lebih cair dan tidak kaku.
4. Tetapkan aturan rapat virtual
Menetapkan aturan rapat adalah penting untuk membuat rapat virtual berjalan efektif. Misalkan, ketentuan apakah peserta wajib atau tidak menghidupkan video selama rapat berjalan, aturan kesempatan berbicara, agenda rapat, hingga izin sesaat meninggalkan rapat virtual untuk ke toilet atau kegiatan lainnya. Tujuannya adalah agar flow rapat berjalan lancar dan memastikan semua peserta mengikutinya dengan baik. Anda tentu tidak ingin ada peserta yang ikut join meeting ternyata tidak mengikuti jalannya rapat.
5. Buat presentasi dan dialog yang interaktif
Hindari komunikasi yang hanya satu arah dalam rapat virtual. Keterlibatan semua peserta untuk berdiskusi, memberikan masukan dan tanggapan, akan membuat tujuan rapat dapat tercapai. Oleh karena itu, buat materi dan cara presentasi yang interaktif. Salah satu yang perlu diingat, memvisualisasikan presentasi juga penting. Jangan hanya mengandalkan penjelasan secara verbal. Ingat, cara belajar orang berbeda-beda. Ada yang lebih visual, audio atau kinestetik. Memahami audiens akan membuat presentasi Anda menjadi lebih efektif.
6. Buat ice breaker atau gamification untuk menjadikan rapat virtual lebih fun
Setiap orang memiliki span of attention yang terbatas dalam mendengarkan penjelasan orang lain. Span of attention seseorang bahkan bisa lebih singkat saat rapat dilakukan secara virtual. Karenanya penting untuk menjaga fokus dari peserta dari berbagai gangguan akibat kejenuhan. Anda bisa melakukannya dengan membuat ice-breaker, semudah memberikan sesi istirahat beberapa menit di tengah rapat atau sisipan lawakan kerja, atau permainan-permainan singkat (gamification) di akhir rapat virtual. Gamification yang bisa dilakukan, misalkan dengan arisan voucher di akhir rapat virtual mingguan, atau memilih peserta ter-OK selama rapat tersebut. Tidak perlu hadiah-hadiah yang mahal. Anda dapat memberikan voucher-voucher yang hemat namun berkesan dan ‘fun’ bagi peserta.
Arisan rapat virtual dengan wheel of names
Jika perusahaan Anda memiliki akun di Payuung, Anda dapat membagikan hadiah (rewards) gamification di atas dengan memanfaatkan fitur poin karyawan di Payuung Karyawan. Poin tersebut kemudian dapat ditukar karyawan dengan berbagai digital voucher yang menarik (mulai dari harga Rp. 10 ribu per voucher), melalui portal karyawan Payuung. Anda atau perusahaan tinggal melunasi transaksinya, saat karyawan menukarkan poin tersebut dengan digital voucher yang mereka pilih. Ini sekaligus menjadi benefits yang menarik bagi karyawan.
7. Kirimkan via e-mail poin-poin hasil rapat dan follow-up actions ke seluruh peserta
Setelah rapat virtual berakhir, jangan lupa untuk membuat poin-poin hasil rapat dan follow-up action yang mesti dilakukan ke seluruh peserta via e-mail. Hal ini untuk memastikan semua peserta committed dengan apa yang sudah disepakati di dalam rapat virtual. Anda tidak bisa memastikan mereka akan mencatat hasil rapatkan? Dengan mengirimkannya maka tidak ada excuse bagi siapapun untuk tidak menjalankan poin-poin hasil rapat.
Oke sobat Payuung, pemilik usaha dan kolega HR. Demikian dulu sharing kita kali ini. Semoga 7 langkah tadi akan membuat rapat virtual Anda menjadi lebih solid, lebih efektif dan lebih fun. Tunggu artikel-artikel lain dari saya. Saya akan mengajak sobat sekalian untuk membahas topik-topik seputar HR, kompensasi, benefits, perencanaan keuangan perusahaan dan keluarga. Sampai jumpa!
