Halo sobat Payuung, para pemilik usaha dan kolega HR!
Pandemi saat ini memaksa perusahaan merubah cara kerja normalnya. Protokol kesehatan membuat perusahaan harus memperkerjakan sebagian atau seluruh karyawannya dari rumah (work from home). Banyak perusahaan tidak siap dengan keadaan ini. Selain karena tidak semua pekerjaan bisa dilakukan dari rumah karyawan, satu kendala lain yang dihadapi ketika karyawan harus bekerja dari rumah adalah masalah infrastruktur atau perangkat kerja karyawan. Jika biasanya peralatan kantor seperti komputer, koneksi internet, printer, scanner, meja dan kursi tersedia di ruang kantor. Maka pengadaan perangkat pendukung kerja ini di rumah karyawan, dapat menjadi masalah tersendiri.
Sebagian karyawan mengadakan sendiri perangkat kerjanya di rumah. Namun sebagian yang lain membutuhkan dukungan dari kantor. Bagi Perusahaan yang memiliki anggaran lebih untuk mengadakan peralatan kerja mobile seperti laptop atau portable printer, mungkin tidak akan menjadi masalah. Bahkan ada perusahaan yang juga membelikan perangkat khusus seperti standing desk untuk karyawannya agar menjaga postur yang sehat sekaligus menghindari kelelahan dan stres selama bekerja dari rumah. Namun tidak demikian bagi perusahaan yang memiliki anggaran yang terbatas. Dukungan untuk pengadaan perangkat kerja di rumah karyawan akan menambah beban operasional yang mesti ditanggung perusahaan.
Untuk mengurangi permasalahan dalam pengadaan sekaligus pengelolaan inventaris kantor selama masa pandemi, terutama saat karyawan harus bekerja dari rumah, berikut ini 5 langkah efektif yang bisa dilakukan oleh perusahaan.
1. Mungkinkan karyawan meminjam inventaris kantor ke rumah.
Jika karyawan tidak bisa mengadakan sendiri perangkat kerja di rumah, perusahaan dapat meminjamkan inventaris kantor (seperti PC atau laptop) yang biasanya digunakan oleh karyawan di ruangan kerjanya untuk dibawa ke rumah. Jika tersedia anggaran khusus, perusahaan dapat mengadakan peralatan-peralatan tambahan seperti modem internet, laptop baru atau portable printer/scanner baru untuk dipinjamkan ke karyawan.
2. Sewa peralatan-peralatan yang dibutuhkan dalam jangka waktu pendek.
Pengadaan perangkat kerja untuk karyawan bekerja dari rumah, tidak mesti dengan membeli barang tersebut. Apalagi jika peralatan tersebut diperkirakan hanya digunakan dalam jangka waktu pendek. Perusahaan dapat menyewanya saja. Saat ini tersedia banyak vendor online yang menawarkan penyewaan peralatan-peralatan kerja dengan harga terjangkau dan periode sewa yang bisa dipilih. Sehingga dengan demikian akan mengurangi beban anggaran perusahaan untuk pengadaannya.
3. Gunakan fasilitas pembiyaan perusahaan atau pinjaman karyawan untuk pembelian baru.
Jika perusahaan terpaksa harus membeli perangkat kerja pendukung karyawan bekerja dari rumah, namun memiliki anggaran yang sangat terbatas, perusahaan sebaiknya menggunakan fasilitas pembiayaan. Jika peralatan tersebut dibeli untuk menjadi inventaris kantor, perusahaan dapat menggunakan fasilitas pembiayaan yang disediakan oleh lembaga-lembaga pembiayaan, seperti multi-finance atau platform fintech atau aggregator fintech.
Salah satu platform aggregator fintech yang menyediakan fasilitas pembiayaan yang dana pencairannya dapat digunakan tujuan tersebut adalah Payuung. Tersedia 2 metode untuk mendapat fasilitas ini. Pertama melalui fasilitas pembiayaan modal kerja perusahaan di modul Payuung Bisnis dan kedua, fasilitas pembiayaan karyawan multiguna di modul Payuung Karyawan. Dengan fasilitas pembiayaan ini perusahaan dapat mengadakan perangkat kerja segera, tanpa terlalu membebani cash flow perusahaan saat ini.
4. Gunakan aplikasi digital untuk mengelola inventaris kantor.
Memonitor posisi dan keadaan inventaris kantor saat sebagian atau seluruh karyawan bekerja dari rumah merupakan permasalahan tersendiri. Apalagi ketika banyak inventaris kantor dipinjamkan ke karyawan selama masa pandemi ini. Pengelolaan secara manual bukan solusi yang tepat. Perusahaan, terutama bagian GA/HRGA, sebaiknya menggunakan aplikasi digital untuk mengelola inventaris kantor.
Satu aplikasi yang menawarkan solusi bagi perusahaan untuk mengelola inventaris kantor lebih efektif adalah Gadjian. Sejatinya Gadjian adalah aplikasi berlangganan berbasis cloud, untuk pengelolaan HR, penggajian, PPh21 dan BPJS. Namun demikian sejak Juli 2021, Gadjian memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan-perusahaan penggunanya dengan meluncurkan modul pengelolaan inventaris kantor lengkap yang bernama GAGA (Gadjian untuk General Affair).
Fitur-fitur yang tersedia di GAGA akan membantu perusahaan mengelola inventaris kantor secara efektif. Fitur-fitur tersebut mencakup pendataan/pengkodean item-item inventaris (dilengkapi QR code generator), pengajuan karyawan, informasi kondisi unit, waktu maintenance, monitoring posisi dan mutasi inventaris, tabel penyusutan akuntansi dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh bagian-bagian terkait dengan inventaris kantor.
Solusi inventaris kantor di Gadjian
Jika perusahaan Anda telah menjadi pengguna Gadjian, maka Anda dapat memanfaatkan solusi GAGA ini gratis untuk 50 item inventaris. Jika inventaris kantor yang ingin dikelola dalam aplikasi lebih dari 50 item, maka Anda dapat mengambil paket-paket berbayar dengan harga yang sangat terjangkau. Biaya ini selanjutnya akan ditambahkan pada biaya berlangganan Gadjian Anda.
Jika perusahaan Anda belum menggunakan Gadjian, Anda tinggal mendaftarkan perusahaan Anda di platform Gadjian dengan biaya berlangganan minimal 6 kuota karyawan saja (Rp 120.000 per bulan). Andapun sudah dapat menikmati layanan GAGA untuk mengelola inventaris kantor lebih efektif, terutama di masa pandemi ini.
5. Tetap lakukan perawatan inventaris kantor secara periodik.
Satu hal yang tetap mesti dilakukan selama masa bekerja dari rumah adalah perawatan inventaris kantor. Peralatan yang lama tidak digunakan juga berisiko untuk mengalami penurunan fungsi jika tidak dilakukan perawatan secara rutin. Karena itu, lakukan penjadwalan untuk perawatan (maintenance) inventaris kantor. Solusi aplikasi seperti GAGA di Gadjian akan membantu Anda untuk membuat jadwal perawatan sekaligus memberikan reminder ketika diperlukan.
Oke sobat Payuung, pemilik usaha dan kolega HR. Demikian dulu sharing kita kali ini. Semoga 5 langkah tadi akan membuat pengelolaan inventaris kantor Anda terutama selama masa pandemi ini lebih efektif dan mendukung produktifitas kerja perusahaan. Tunggu artikel-artikel lain dari saya. Saya akan mengajak sobat sekalian untuk membahas topik-topik seputar HR, kompensasi, benefits, perencanaan keuangan perusahaan dan keluarga. Sampai jumpa!
‘
