Halo sobat Payuung, para pemilik usaha dan kolega HR!
Ketika mendengar istilah HR atau SDM Perusahaan, banyak orang mengasosiasikannya dengan departemen personalia yang mengurusi masalah perekrutan karyawan, pencatatan kehadiran, administrasi cuti tahunan, penggajian dan PHK. Itu tidak salah, cuma tidak menggambarkan fungsi dari HR secara lengkap.
Dave Ulrich (1997) menjelaskan untuk mendukung organisasi mencapai keunggulan kompetitifnya, HR harus menjalankan 4 (empat) fungsi utama, yaitu:
- Administration Expert: Bagian HR bertanggung jawab untuk mengelola administrasi kepersonaliaan secara lebih efektif dan efisien, seperti proses perekrutan, kehadiran, sistem kompensasi dan benefit, penilaian kinerja dll.
- Employee Champion: Bagian HR bertanggung jawab meningkatkan komitmen dan kapabilitas karyawan dengan mau mendengarkan dan memberi respon terhadap kebutuhan karyawan.
- Strategic Partner: Bagian HR menjadi mitra stategik untuk BOD (Board of Directors) untuk mewujudkan keberhasilan strategi bisnis dengan menerjemahkan strategi bisnis ke dalam praktek pengelolaan SDM sehingga organisasi dapat beradaptasi lebih cepat terhadap perubahan dan meningkatkan kepuasan pelanggan yang pada akhirnya akan meningkatkan performa finansial perusahaan.
- Change Agent: Bagian HR bertanggung jawab mengelola secara efektif setiap transformasi atau perubahan dalam organisasi, termasuk perubahan budaya dasar organisasi, sehingga menjadi pondasi yang mendukung tercapainya tujuan dari Perusahaan.
Dari pembagian fungsi HR di atas, jelas bahwa bagian HR juga memiliki fungsi yang strategis bagi Perusahaan. Lebih dari hanya menjalankan fungsi Administrasinya. Namun demikian, di era 2.0 ini masih banyak HR perusahaan (departemen personalia) yang masih berkutat justru di fungsi tersebut. Padahal perkembangan zaman saat ini, yang ditandai oleh fenomena di mana situasi dunia mengalami perubahan sangat cepat dan cenderung tidak bisa ditebak (VUCA), menuntut HR harus lebih banyak memerankan fungsi strategisnya (strategic partner dan change agent) agar perusahaan tidak hanya mampu bertahan dalam persaingan yang makin ketat, namun tumbuh dalam tingkatan yang diharapkan.
Tuntutan untuk bagian HR meningkatkan fungsi strategisnya sebagai strategic partner bagi pimpinan perusahaan dan sebagai change agent, semakin meningkat lagi sejak Pandemi Covid-19 ini. Untuk bertahan, perusahaan dituntut beroperasi lebih efisien dan cepat beradaptasi. Tidak ada lagi istilah unit yang hanya menjadi penghasil biaya (cost center). Setiap bagian harus mampu memberikan kontribusi langsung terhadap upaya peningkatan pendapatan perusahaan. Termasuk bagian HR, tidak boleh hanya mengurusi Administrasi saja.
Dengan teknologi informasi, efisiensi sangat dimungkin terjadi. Banyak perusahaan besar telah melakukan transformasi digital dalam proses bisnisnya. Automatisasi dilakukan, sehingga dengan bantuan teknologi makin banyak pekerjaan yang terselesaikan dengan tingkat dan akurasi hasil yang lebih baik dibandingkan ketika dikerjakan oleh manusia. Alhasil, beberapa pekerjaan terancam digantikan oleh aplikasi bahkan robot dengan kecerdasan buatan (artificial intelligence).
Berikut adalah probabilitas automatisasi pekerjaan berdasarkan riset University of Oxford (2017):
Dari grafik di atas terlihat bahwa pekerjaan yang bersifat administratif sangat mungkin diautomatisasi. Sementara itu pekerjaan-pekerjaan yang membutuhkan sosial intelijensia, kreatifitas, tugas-tugas yang menghendaki persepsi dan handling atas suatu situasi yang kompleks lebih kecil kemungkinannya untuk diautomatisasi.
Bagaimana dengan fungsi administrasi HR? Tentu fungsi ini memiliki probabilitas tinggi untuk diautomatisasi. Proses ini umumnya disebut sebagai digitalisasi HR. Tersedia berbagai macam software atau aplikasi yang membantu perusahaan untuk mengelola administrasi HR. Sebagai contoh Gadjian. Aplikasi berlangganan berbasis cloud ini membantu perusahaan mulai dari mengelola proses rekrutmen, kehadiran dan cuti karyawan, penggajian, penghitungan dan pelaporan PPh21, penghitungan BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan, sampai distribusi gaji ke karyawan. Aplikasi ini juga dilengkapi fitur employee self-service (GadjianKu), sehingga membuat interaksi karyawan dan bagian HR dilakukan melalui aplikasi. Contoh lainnya, Hadirr. Aplikasi ini membantu perusahaan untuk memonitor kehadiran dan aktivitas karyawan, terutama untuk perusahaan dengan karyawan yang mobile atau tersebar di banyak lokasi kerja. Pengelolaan benefit karyawan juga sudah dapat dilakukan secara digital. Payuung adalah platform yang memungkinkan perusahaan mendesain dan memilih berbagai tipe produk benefit untuk tujuan retensi dan meningkatkan engagement karyawan terhadap perusahaan.
Aplikasi Hadirr
Semua aplikasi-aplikasi HR tersebut di atas sangat ekonomis. Sehingga memungkinkan perusahaan kecil dan menengah dapat mendigitalisasi proses HRnya seperti layaknya perusahaan besar. Hal yang dahulu hanya menjadi mimpi bagi mereka. Menimbang besarnya investasi yang harus dikeluarkan jika harus membangun sendiri aplikasi-aplikasi tersebut.
Digitalisasi HR membantu perusahaan mengefisienkan proses HR dari sisi waktu dan biaya. Sebagai contoh, digitalisasi proses penggajian dan perhitungan PPh21 akan memangkas waktu proses penggajian dari seminggu menjadi hanya sehari, bahkan beberapa jam saja. Jumlah staf yang mengelola administrasi HR pun bisa dikurangi, sehingga yang lainnya dapat mengerjakan fungsinya sebagai strategic partner, seperti pengembangan program pelatihan karyawan, sosialisasi budaya kerja atau pengembangan program retensi karyawan agar karyawan lebih produktif dan align dengan tujuan perusahaan.
Dengan demikian, setiap insan HR saat ini harus membesarkan potensinya sebagai business partner bagi BOD agar memiliki kontribusi signifikan terhadap perusahaan. Insan HR harus mengikuti perkembangan teknologi HR dan dapat menerapkannya dalam penyelesaian tugas-tugas administratif yang lebih efektif dan efisien. Sehingga insan HR memiliki waktu, untuk meningkat business acumen dan kompetensi-kompetensi lain yang mendukung strategisnya. Kemampuan dalam data science adalah salah satu kompetensi yang penting dimiliki ke depan oleh insan HR sehingga bisa melakukan analisis data HR dan mengembangkannya menjadi suatu informasi strategis yang berguna bagi pengembangan perusahaan (People Analytics).
Oke sobat Payuung, pemilik usaha dan kolega HR. Demikian dulu sharing kita kali ini. Tunggu artikel-artikel lain dari saya. Saya akan mengajak sobat sekalian untuk membahas topik-topik seputar HR, kompensasi, benefits, perencanaan keuangan perusahaan dan keluarga. Sampai jumpa!
